Версия для слабовидящих
Размер шрифта
Цвет сайта
Изображения

Электронные трудовые книжки: что нужно знать работодателю и работнику

01.12.2021

С этого года всем впервые устраивающимся на работу сотрудникам трудовые книжки заводят только в электронном виде. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде. Работодатель отправляет туда электронный отчет по всем кадровым операциям каждого сотрудника. Существующие бумажные трудовые сохраняются до тех пор, пока сотрудник не подаст заявление о желании перейти на электронную версию. Пока этого не произошло, трудовую книжку ему будут вести и в бумажном, и в электронном виде одновременно. А при увольнении или по запросу сотрудника работодатель выдает выписку из трудовой в удобном формате.

                Электронные трудовые книжки (ЭТК) ввели в обиход меньше двух лет назад - с января 2020 года. Можно сказать, что цифровизация сведений о трудовой деятельности даже припозднилась. Мы уже привыкли к электронным больничным, билетам, ПТС и пр.

                Как любой электронный документ, трудовая книжка в этом формате обладает преимуществами перед привычной бумажной. Получить доступ к сведениям электронной трудовой проще, чем к бумажной - не надо просить копию у работодателя, можно в любое время дня и ночи скачать данные в личном кабинете на Госуслугах и переслать их по месту требования, что позволяет сделать процесс устройства на работу полностью дистанционным.

                Отвечает за электронные трудовые книжки Пенсионный фонд России (ПФР). Туда работодатели теперь отправляют сведения, которые раньше фиксировали только в трудовых книжках. Таким образом, ПФР стал получать от работодателей полные данные о работниках и может формировать единую электронную базу сведений о трудовой деятельности россиян. В частности, помимо сведений о приеме на работу и увольнении, в ПФР передаются сведения о назначении на новую должность, изменении специальности и квалификации. Ценность такой базы очевидна.

                Если работнику понадобится выписка из электронной трудовой книжки со сведениями по текущему месту работы, работодатель обязан предоставить такую выписку в течение трех дней. Выписку могут предоставлять либо, в бумажном виде, либо в электронном, если у работодателя есть возможность заверить ее цифровой подписью. Также выписку из ЭТК можно запросить на портале «Госуслуги», в личном кабинете на сайте ПФР, многофункциональном центре (МФЦ) либо в клиентской службе Пенсионного фонда. Причем теперь можно сделать запрос не только по месту регистрации, а в любом МФЦ или отделении ПФР.

                Если вы решили отказаться от бумажной трудовой, надо подать работодателю заявление в свободной форме о желании перейти на ЭТК. Написать такое заявления можно в любой момент, никаких ограничений нет. Информацию о переходе работника на электронную трудовую передают в ПФР, а бумажная книжка возвращается работнику. Вернуться к старой версии после перехода на электронный формат уже нельзя, закон такого варианта не предусматривает. При этом бумажная трудовая книжка остается официальным документом, поскольку в ней содержатся сведения о трудовой деятельности до 2020 года.

                В скором времени каждый сможет обратиться в ПФР с заявлением о переносе сведений до 2020 года из бумажной в электронную книжку - этот процесс называется ретроконверсия. А пока все эти сведения в ЭТК не перенесены, бумажные книжки надо бережно хранить. Для большей надежности их сохранности лучше сделать электронный скан страниц.

Работодателю
Cannot find 'employ' template with page ''